飲み会やイベントの幹事になったらすること10選

目次

幹事をすることが多い、はるてぃです。数こなす中で段取りや心構えがあることに気づきました。その内容を記事にしましたので、幹事の経験がない又は少ない方は参考になれば幸いです。

• 幹事に求められること（心構え）
• 目的の確認
• 予算の設定
• 日程の調整
• 会場の選定
• 参加者のリストアップ
• プログラムの企画
• 必要な物品の手配
• 連絡・案内
• 当日の運営
• 事後報告

幹事に求められること（心構え）

良い幹事になるためには、いくつかのポイントを意識する必要があります

1. 計画性: 事前にしっかりとした計画を立て、タイムラインを作成しておくことが重要です。
2. コミュニケーション: 参加者や関係者との連絡を密にし、意見や要望をしっかりと聞くことが大切です。
3. 柔軟性: 予期しない問題が発生することもあるので、臨機応変に対応できる柔軟性を持つことが重要です。
4. チームワーク: 他のメンバーと協力し、役割分担をしっかり行い、サポートし合う姿勢が必要です。
5. 細部への配慮: 参加者が快適に過ごせるように、細かい部分まで気を配ることが大切です。
6. 楽しむ心: 幹事自身が楽しむことで、参加者にもその雰囲気が伝わります。ポジティブなエネルギーを持つことが大切です。
7. 事後のフォローアップ: イベント後に参加者への感謝のメッセージやフィードバックを行うことで、次回に繋がる関係を築くことができます。

上記の内容を意識して進めていくと自然と経験値と気付きが増加します。

目的の確認

飲み会やイベントの目的/趣旨を確認する

歓送迎会/壮行会/結婚式２次会など、目的/趣旨を確認した上で予算や会場、声掛けをする範囲を決めます。この工程を疎かにすると参加者の満足度が下がりやすい為、しっかり確認するようにしましょう。

予算の設定

参加者の属性や趣旨から予算を決める

目的の確認で把握した内容から、声掛けするメンバーの範囲が把握できていると思いますが、参加者の年齢や職業、趣旨から予算の設定をします。例えば主婦が多いのであれば、高い予算は良くないとか、結婚式２次会で景品等も準備するので会場の予算と景品の予算から設定するなど、参加した人に何を楽しんでもらうかを想定して予算を決めます。

日程の調整

日程の候補を３つ出して参加者の多い日程で実施する

日程の調整が参加者への最初のアクションになると思いますが、集計作業が面倒になります。日程の候補を３つほど選出して参加/保留/不参加で返事をもらうようにしてください。１週間ほどの期限でお願いするのが良いと思います。理由は長すぎると返事を忘れますし、短すぎると焦らせてしまって配慮が足りないと思われます。調整の集計大変ですよね。そこで「調整さん」を使用すると劇的に楽になります。無料で使用できるのに手軽なので是非使ってみてください。調整さん – 簡単スケジュール調整、出欠管理ツール (chouseisan.com)

会場の選定

料金や交通の便、会場の雰囲気、料理など幹事のセンスが問われる勘所

会場の料金は税込みor税抜き、条件付き（クーポン）の料金なのか、提示のタイミングやクーポンの印刷が必要などお店にしっかり確認しましょう。参加者が会場まで来るのに煩わしくないか、会場の雰囲気や料理は目的/趣旨から乖離していないか等、確認してください。

参加者のリストアップ

目的/趣旨の情報から声を掛ける範囲を漏れなくリストアップする

声掛けの範囲に漏れがないように結婚式２次会であれば新郎と新婦にリストを出してもらう、歓送迎会であればメインの方から声掛けの範囲をヒアリングするのがベストです。

プログラムの企画

乾杯の音頭や締めの言葉をもらう人などに前もって声掛けが必要

受付で会費を回収し、参加者の人数に間違いがないかチェック。着席後、開始のあいさつ、乾杯の音頭から歓談に入り、歓送迎会であれば歓送迎される方からの一言を会の後半もらい、締めのあいさつで閉める。一般的な流れになりますが、開催者の要望あればプログラムに要望内容を盛り込むようにしてください。

必要な物品の手配

景品や花束など目的/趣旨に合わせた物品の手配をしましょう

景品や花束など会場に協力を仰いで保管や置き場所の確保を事前に相談しておきましょう。花であれば水につけさせてもらうことや持ち込みのタイミングなど、会場との段取りは必須です。そして渡された側のことも配慮して紙袋等の手配は事前準備しましょう。

連絡・案内

日時/会場の詳細（URL含む）/会費/予約名/コース名/会費の回収方法などの案内はメールやLINEで出す

参加者へ当日の不安がないように漏れなく情報を伝えてください。会場までの道案内の地図や公共交通機関から徒歩何分なのか、駐車場はあるのかなど

当日の運営

受付・司会進行・会計・雑用など役割を決めて滞りのない会の進行を

役割を決めて、それぞれの立ち回りをあらかじめ運営側が把握し、対応に漏れがないようにしてください。会場の案内もアナウンスすると親切です。例えばお手洗いは入り口から右手にありますとか、喫煙所の場所や料理の順番、会の進行など予定を伝えることで参加者が安心して楽しむことができます。

事後報告

主に会計報告になりますが参加に対するお礼の言葉もあると尚、good

閉会後の翌日に会計報告とお礼の連絡を入れると良い印象で終わることが出来ます。領収証のコピーも添えると良いでしょう。ただ、会社やサークルなどは実施するイメージですが、結婚式の２次会や親しい友達の集まりなどでは領収書の提示やお金の報告はしていないことが多かったです。

まとめ

如何だったでしょうか？気配り、配慮が大切な幹事の役割ではありますが、参加者になりきって会の連絡や進行が考えられるとより準備の内容が実践的で抜けのないものになると思います。とはいえ飲み会やイベントを盛り上げるためにも幹事自身が楽しむことを大切に参加するようにしてくださいね。幹事の成功を祈っています！！